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榜样部门 | 智能表格，怎么把效率提了一半？
采访对象：行政部钱恋
采访时间：2026年9月
今年公司推进降本增效，行政部工程模块先把智能表格用透了。原来每月要10天完成的派工、核算和报表，现在效率提升约50%。他们是怎么做到的？我们聊了聊。
问：当时最想解决什么问题？
答：以前门店报修靠电话、微信，容易漏、说不清；维修员跑完拿纸质单，月底手工汇总；巡检排期靠人盯；车辆油耗手工算；闲置门面信息也散。重复劳动多，沟通成本高。我们就想，能不能让系统接单、自动算、自动提醒。
问：维修巡检具体怎么用的？
答：门店报修从电话微信改成在线填表，维修员手机端接收任务，到场、离店拍照确认。系统根据离店时间自动计算工时工资，自动区分总部费用和门店费用，月底不用手工汇总。年度巡检计划预置到系统里，维修员可以提前完成后续月份任务，后台自动统计进度。维修完成率、工时费用等报表也自动生成，替代了原来的纸质台账。
问：车辆管理和闲置资产是如何运用的？
答：司机每日填写出车公里数，系统自动计算实际里程和油耗标准，节油有奖。违章记录链接了米伦，智能表格自动汇总分析。纸质行车本取消了，月初不再发放、月底不再回收，印刷和物流成本也省了。
闲置资产这块，所有门店二楼及以上空余门面，出租状态、租金金额、交租提醒、到期日期统一记录，检索很快。房租续费提醒会自动推送，避免遗忘导致续签延误。
原来每月需要几天完成的工作，现在缩短到1-2天。打印、收发本册、手动计算油耗这些重复劳动取消了，出错率也降了。
问：你们是怎么想到哪些工作可以用的？
答：公司倡导运用工具提升效率，媚总年初也对我们提出了要求。我们把部门工作全面梳理，列出了十多个可以提效的板块。
灵感来源方面，看到中层巡店软件，第一反应不是“这软件挺酷”，而是“维修巡检是不是也能手机端接单、拍照确认？”看到家人关爱表格和后台统计，就想“维修员接单、派单、反馈是不是也能这样自动汇总？”不是照搬，是看它的逻辑能不能解决我们的痛点。
问：智能表格的设计与调整，具体怎么实现的？
答：这里要特别感谢信息部，尤其是肖跃文的大力支持。我们出想法，他来帮我们实现，过程中给了很多关键建议。很多功能不是我们一开始就会，是信息部陪着我们一起把需求落地。也让我们更敢想：业务提需求，信息部帮实现，提效就能一点点做出来。
结语：
行政部的亮点，不只是“运用智能表格”，而是那种“多想一步”的意识。他们会在日常里发现：哪个环节重复、哪个沟通费劲、哪个数据老要手工汇总，然后一条条找工具、试流程。
先从一个报修、一张表、一个提醒试起。提效的点，往往就藏在这些“多想一步”里。业务敢提想法，信息部帮落地，跨部门一起干，AI才能真正助力工作。
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